Un formé, un formateur, une formation

Pour Bruno Viale, directeur délégué du Centre national d'éducation à distance (Cned), la phase de diagnostic du besoin est indispensable. « A partir d'un certain nombre de questions, on va déterminer les besoins du stagiaire, afin de lui proposer ensuite un parcours de formation individualisé. »

Les cours sont donnés avec des exercices pratiques dans les logiciels étudiés. Et tout au long du parcours, le Cned propose des tests interactifs afin d'évaluer ses connaissances et de vérifier que toutes les notions abordées sont bien comprises.

Mauvaises habitudes

Souvent, les formateurs s'aperçoivent que les stagiaires n'ont pas forcément une image exacte de leurs propres compétences sur un logiciel. Certains vont se sous-évaluer tandis que d'autres, malgré un certain niveau, auront des lacunes dans des connaissances de base. Et la plupart du temps, on se forme seul aux logiciels, et on acquiert de mauvaises habitudes. « C'est ce que j'appelle le bidouillage. Oui, le stagiaire est capable d'utiliser le logiciel, mais la formation va lui apporter une autre méthode de travail, plus rationnelle, souligne Jean-Philippe Taieb. Il saura en tirer plus de bénéfices. »

Chez Naxis Formation, on constate par exemple un véritable engouement pour les formations sur Excel et notamment les tableaux dynamiques croisés. « Lorsque l'on montre l'ensemble des possibilités des logiciels, les stagiaires sont souvent bluffés par cet outil. C'est là tout l'intérêt de la formation, montrer comment grâce à la maîtrise d'un outil on peut améliorer son travail et son efficacité. »

Différence entre connaître et maîtriser

Connaître un logiciel, ce n'est pas le maîtriser. Avant d'entamer une formation en bureautique, que ce soit de l'initiation ou du perfectionnement, il est essentiel de déterminer le besoin que l'on a dans ce domaine. « Les exigences et les objectifs d'un directeur financier ne seront pas les mêmes que ceux d'une assistante de direction en matière de bureautique », explique Jean-Philippe Taieb de Naxis Formation, société de formation professionnelle continue dont une partie de l'activité est consacrée à la bureautique. « A chaque usage répond un parcours élaboré sur mesure. »

Mais parfois il faut vaincre certaines réticences envers les formations en bureautique. « Là, c'est au manager de convaincre son équipe de l'intérêt d'une telle formation, indique Jean-Philippe Taieb, à nous ensuite de faire prendre conscience aux stagiaires de la puissance des logiciels. »