Formation : Classement et organisation des dossiers et de la documentation
Se former avec
Bernard BRUCHE FRANCE
- Renseignements :
- Durée : 1 Jour
- Type : En centre
- Diplômant : Oui
-
Prix H.T. € :725.00
- Objectifs :
- Assurer une meilleure tenue des dossiers, une meilleure gestion du classement.
• Organiser ou réorganiser son classement à partir d'une méthode simple et évolutive.
• Connaître et appliquer les règles d'archivage.
- Public visé :
-
Toute secrétaire, collaboratrice ayant à classer, ranger, archiver
- 1 - Les différentes méthodes de classement
• Principes.
• Avantages et inconvénients de chaque méthode.
• Rendre ces méthodes plus efficaces grâce à l'informatique.
2 - Choisir une méthode en fonction des documents à classer
• Analyser les différents types de dossiers et choisir la méthode en fonction du critère de recherche de l'information en vigueur dans le service : dossiers papier et dossiers informatisés.
• Cas particulier du fonds documentaire :
– créer un fichier de base des ressources documentaires : cotes et mots clés,
– surveiller et organiser l'arrivée et la circulation des revues.
3 - Reprendre en main le classement existant
• Faire l'inventaire et le diagnostic du système existant.
• Epurer les dossiers actifs, les structurer.
• Choisir les mots clés pour les titres.
• Indexer les dossiers : codes, couleurs…
• Les reclasser : choix de l'emplacement.
• Restructurer l'arborescence des dossiers informatiques.
4 - Rédiger une procédure de classement
• Qui emprunte ?
• Qui reclasse ?
• Où ? comment ? : créer un plan de classement accessible à tous.
5 - Organiser l'archivage
• Qui archive ?
• Quoi ? : règles de conservation des documents.
• Quand ?
• Où ? comment ? : le plan de versement aux archives
17/06/2008 au 17/06/2008 (75)
09/10/2008 au 09/10/2008 (75)
16/12/2008 au 16/12/2008 (75)
