Réfléchir sur la meilleure façon de gérer un portefeuille de projets : sélection, gestion des priorités, pilotage, capitalisation des expériences Définir le rôle des Commanditaires, d'un Comité de Pilotage, d'un Project Office Analyser le processus de communication et de prise de décision dans une organisation matricielle : réunions, tableau de bord Préparer les décisions du Comité de Pilotage, apporter de la rigueur à son fonctionnement, faciliter ses décisions Rechercher l'adéquation charge / capacité Acquérir les outils nécessaires à la négociation et à la gestion des conflits en contexte multi-projets.
Chefs de Projets, chefs de programmes
Responsables de services ayant à mener plusieurs projets
Cadres ou dirigeants impliqués dans le support ou le contrôle de plusieurs projets (Comités de Pilotage)
Membres du Project Management Office
Programme :
Programme sur 3 jours
Jour 1 Introduction
Le défi du travail en multi-projets
Aligner strategie, economie et projets
Appréhender la stratégie de l'entreprise.
Positionner chaque projet par rapport à la stratégie.
Classer les projets au sein de l'entreprise.
Sélectionner les projets.
Standardiser les méthodes
Les objectifs du système : adéquation charge/capacité, suivi des coûts, des délais
Définir les niveaux de gestion
Programmes – projets – actions – travaux hors projets
Structurer les projets : phases, jalons, lots de travaux, activités, livrables
Harmoniser les calendriers, les catégories de coûts, de ressources
Définir les rôles organiser les équipes
Le portefeuille de projets
Les types d'organisations de projets
Clarifier les rôles et les contributions dans les projets
Rechercher les synergies entre projets
Le Projet Management Office (PMO)
Sa mission – ses responsabilités
Sa composition
Jour 2 Etablir une planification de référence
La carte de stratégie multi-projets
Un système de planification à 3 niveaux (planification stratégique – planification projet – programmation service)
Les échanges entre les niveaux
Elaborer la planification de référence
Mettre en place les budgets, ressources
Démarche de prévision budgétaire
Etablir le plan de charge prévisionnel
Faire l'adéquation charge / capacité
Le processus de planification à Moyen Terme et Long Terme
Suivre l'avancement des projets
Avancement délais, avancement coûts
Engagé, nécessaire pour finir, écarts, prévisions à terminaison
Le processus de mise à jour mensuelle
Le processus de mise à jour trimestrielle
Gestion des modifications
Jour 3 Les comportements dans l'équipe
Constituer et organiser les équipes
Les obstacles à la planification
L'engagement lié au planning
L'analyse des risques
L'indisponibilité des ressources
La solidarité
Décider en environnement multi-projets
Fonctionnement du Comité de Pilotage
Analyser la demande et son évolution
Analyser l'état des fournitures et les prévisions
Intégrer les aspects financiers, charges, engagements
Analyser et classer les risques
Préparer la décision du Comité de Pilotage
Assurer la traçabilité de la décision : justifier les choix
Prioritiser les projets
Etre productif en multi-projets
Les sources de perte de temps
S'organiser en contexte multi-projets
Préserver l'équilibre entre les projets
Motiver les parties prenantes
Optimiser la gestion des ressources : le point de vue du responsable de service
Communiquer en multi-projets
Mettre en place la communication : que communiquer, à qui communiquer, comment communiquer
Optimiser et harmoniser les modes de communication : réunion, messagerie, entretien
Le tableau de bord multi-projets
Les clés pour l'élaboration d'un tableau de bord
Tableau de bord projet – Tableau de bord multi-projets
S'améliorer avec le tableau de bord qualité
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