Jour 1 LE CADRE D'INTERVENTION DE LA COORDINATRICE PETITE ENFANCE La fonction et les missions de la Coordinatrice Petite Enfance - Statut, niveau de responsabilité, charge d'encadrement, niveau d'étude, expérience ou management : comment définir la fonction de « cadre » dans la Petite Enfance - Présentation de la fiche de poste : qu'attend-on d'une coordinatrice Petite Enfance aujourd'hui Le cadre institutionnel de votre fonction : fonctionnement, organisation et impacts sur vos missions - Connaître les institutions : hiérarchie, mécanismes administratifs, circuits d'information, partenariat interne (finances, personnel, travaux, économat) - Politique et administration : appréhender des enjeux qui peuvent être différents - La prise de conscience des difficultés - Se penser au sein d'un système Identifier le positionnement de la coordinatrice et du service Petite Enfance dans la collectivité - Présentation de trois typologies de professionnels : les « experts », les « encadrants » et les « cadres dirigeants » - Savoir qualifier son rôle : organiser, planifier et diriger - Le recours au « management de la performance'' : la nécessité d'être efficace - Un rôle d'interface entre les élus, la population cible et les établissements d'accueil Petite Enfance - Décrypter l'importance du service par rapport à la délégation politique - Service municipal, rattachement au CCAS ou délégation de service public ? AFFIRMER VOTRE FONCTION AUPRES DES ELUS ET DEFINIR VOTRE POLITIQUE PETITE ENFANCE Mieux appréhender le champ d'intervention de l'élu - Un rapport au temps bouleversé : l'obligation d'organiser l'action sur le long terme - La conduite d'actions moins tangibles - Les enjeux des élus : directement exposé à la population, entre satisfaction et culpabilité Comment communiquer avec votre élu - La nécessité de changer votre mode d'expression - Savoir relativiser votre expertise antérieure : proposer des solutions et des stratégies que l'élu peut facilement s'approprier - Comment établir une relation de confiance Comment valoriser vos actions auprès des élus - Quels outils mettre au service de l'Elu: observatoire, tableaux de bord, ... - Communiquer sur les contrats, sur les outils, sur des actions - Comment tirer profit de portes ouvertes, journaux, colloques et séminaires Jour 2 LA CONDUITE D'ACTIONS PARTENARIALES : UNE COMPETENCE ATTENDUE Les différents partenaires de la coordinatrice Petite Enfance - Commune, CAF et conseil général : l'association de partenaires, incontournables et essentiels - L'importance de l'adhésion des partenaires aux différents projets Les facteurs clés de succès d'un travail partenarial réussi - Etablir les conventions, agréments et contrats : les garanties d'un bon fonctionnement - Valider les objectifs et la cohérence des actions : la nécessité des mises à jour et des bilans réguliers - Cofinancements et subventions : respecter les délais, suivi des documents administratifs - Contrôles et compte rendus PILOTER VOTRE SERVICE : LES OUTILS ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS NECESSAIRES L'environnement réglementaire de votre fonction - Revenir sur les différentes lois encadrant votre fonction : le décret de 2000, la prestation de Service Unique (PSU, CEJ,?) - Focus sur la CNAF : ses relations avec l'Etat, son organisation, son fonctionnement - Le nouveau contrat enfance jeunesse (ancien contrat enfance) : modification du zonage et des modalités de financements et de contrôle Identifier les sources de financements et réussir le montage - Les financements européens, l'Ademe, la région, etc. - Quelles autres sources de financement potentielles : que financer ? - Montage des dossiers : comment réussir à financer une opération sur le long terme - Savoir créer un réseau relationnel pour réussir vos co-financements - La stratégie de Lisbonne : comment profiter de sa dynamique Maîtriser les aspects administratifs de votre fonction - Connaître les différents logiciels - Savoir rédiger les comptes-rendus - La préparation des délibérations pour les conseils municipaux - La gestion financière et les tableaux de bord Construire vos outils de pilotage - Présentation de différents tableaux de bords (présence personnel, enfants, financements, coûts de revient?) - Comment les construire, comment les utiliser - L'importance des tableaux de bord pour communiquer auprès de vos équipes et de votre chef de service Comment faire passer un projet - Identifier les différentes étapes - Comment faire adhérer au projet et savoir négocier (politique, administratif, partenaire) - Les différents outils : le comité de pilotage, le suivi, - Développer la communication et mettre en oeuvre des processus comme les commissions municipales Jour 3 LA COORDINATRICE PETITE ENFANCE, MANAGER D'EQUIPE ET DE PROJETS La nécessité de passer du savoir - faire au votre savoir-''être'' : embrasser votre fonction managériale - Changer sa façon de penser et d'agir - Adopter de nouveaux modes d'organisation - Vos outils de communication, votre ''posture'' L'importance d'expliciter les objectifs de la politique Petite Enfance à vos équipes - Evolution territoriale et familiale : objectifs, finalités et sens du projet - Mettre en cohérence le projet social du territoire avec les projets mis en oeuvre par les établissements Donner de la cohésion et coordonner vos actions avec les partenaires de terrain : des allers-retours indispensables - Informer des projets potentiels, négociables par les partenaires, pour un accord préalable de principe - La validation officielle : signatures des accords et communications - Mise en place de comités de pilotage annuel ou bi-annuel Faire adhérer les équipes aux projets - Adhésion au projet : comprendre son intérêt - Validation des objectifs par les équipes - Donner du sens pour motiver et valoriser le personnel Quel positionnement adopter par rapport aux directrices de structures - Coordonner et responsabiliser : soutien et confiance, délégation contrôlée - Evaluer régulièrement et réajuster si besoin la mise en oeuvre des projets - Réunions fréquentes : vérifier la compréhension et l'évolution des objectifs Mise en situation : Réussir la conduite de réunion L'objectif de l'exercice sera de permettre aux coordinatrices de s'entraîner à conduire efficacement leur réunion. Avec l'aide de la formatrice, les stagiaires pourront mieux identifier leurs atouts et leurs faiblesses dans ce type de situation. Savoir conduire le changement au sein de vos équipes Cas pratique : Accompagner vos équipes dans la mise en oeuvre de la PSU Avec l'aide de la formatrice, les stagiaires travailleront sur un cas pratique et définiront les actions à mettre en oeuvre pour accompagner leurs équipes dans leur acceptation du changement et réussir à les faire adhérer au nouveau fonctionnement de leur structure suite à la mise en place de la PSU
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