Kelformation - Formation : Créer vite et bien une synthèse documentaire

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Créer vite et bien une synthèse documentaire

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Durée : N.C.
Type : En centre

Diplôme : Autre
Prix : 995.00 €

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Objectifs

- La méthode « glissez-déplacez » : un outil rapide et fiable pour réaliser vos synthèses - Comment argumenter pour convaincre : la synthèse pour agir - La « boite à outils » : plans types, « boites de rangements »...

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Pour qui ?
Programme
Informations complémentaires
Dates / Lieux

Public visé :
Responsable documentation, documentaliste Responsable communication, Assistant(e) communication Responsable marketing, Assistant(e) marketing Responsable relations presse Responsable juridique, Juriste Responsable de la Recherche & Développement Toute personne amenée à rédiger des synthèses

Programme :
Jour 1 Les attentes du lecteur - Un accès simple, rapide, progressif et structuré à l'information - Un tour d'horizon de la question, des développements thématiques, des sources complémentaires - Un ou plusieurs besoins : repérer les thématiques, les axes forts, les volets à considérer, les usages de la synthèse - Bien comprendre le « brief » en cas de demande explicite Typologie des synthèses documentaires - Synthèse bibliographique, résumé, dossier structuré, synthèse d'alerte,... : choisir la synthèse adaptée - Avantages et inconvénients des différentes formes d'analyses documentaires LA BOITE A OUTILS POUR ELABORER UNE NOTE DE SYNTHESE Les 8 étapes à maîtriser - Cerner la demande de l'utilisateur, hiérarchiser les besoins, définir le périmètre de l'étude,: - Identifier et valider les documents-sources (crédibilité, fréquence de mise à jour, disponibilité, etc.) - Sélectionner l'information en fonction des objectifs : chiffres, chronologie, éléments nouveaux, structurants ou périphériques, etc. - Analyser et consolider les informations, éviter la redondance - Maîtriser les techniques de prise de note : annotations, listing des points clés, structure, éléments à développer/creuser, etc. - Organiser et hiérarchiser les idées : de l'énumération à l'organisation, prédéfinir son plan, l'amender si nécessaire, hiérarchiser les informations - Rédiger avec clarté : rythme, concision, cohérence, simplicité, etc. - Publier/diffuser : choix du format et du support, du mode de diffusion et/ou d'alerte ETUDE DE CAS : Analyse critique de différents documents de synthèse Les stagiaires étudient et analysent des documents de synthèse apportés par le formateur. Cette étude permet d'identifier points clés et les erreurs à éviter : - Accès à l'information : présentation, hiérarchisation, introduction et/ou conclusion, etc. - Structure - Pertinence des contenus, des têtes de chapitres, des titres - Volume : les capacités de mémorisation et d'exploitation - etc. Entraînements : développez votre esprit de synthèse - Les plans-types : identifier le plan de différents documents, extraire l'idée force, valider l'ordre des informations - Comment synthétiser le contenu des informations : distinguer l'essentiel du périphérique, isoler les redites et/ou recoupements, etc. - Gérer son temps au cours de la production de la synthèse : définir les étapes, maîtriser ses forces et faiblesses, bâtir un premier jet METHODE « GLISSEZ - DEPLACEZ » : comment élaborer votre plan de synthèse A partir de divers documents, les participants maîtrisent les étapes clés d'élaboration d'une synthèse documentaire pour définir un plan pertinent. Le formateur expose la méthode du « glissez - déplacez » via deux logiciels : Word et Office One Note Jour 2 Ecrire pour informer, être lu et compris - Les fondamentaux de l'écriture informative - La loi de proximité : l'art de toucher son lecteur - Le message essentiel : éviter la dilution, se poser les bonnes questions - Valider le sujet de la synthèse, les développements et leur traitement - Rédiger avec clarté : le rôle des mots, des phrases et du rythme - Les accroches visuelles et textuelles : importance des titres, sous-titres, chapeaux, intertitres, encadrés - Ecrire concis, vite et bien - Savoir rendre compte de données chiffrées - Respecter les normes des références bibliographiques CAS PRATIQUE : Production d'une fiche de synthèse Les participants s'exercent à produire une fiche de synthèse : application de la méthode du «glissez-déposez», des techniques d'écriture et de structuration de l'information FOCUS SUR LES SYNTHESES NUMERIQUES Du papier à l'écran : quelles adaptations pour quelle valeur ajoutée - Les spécificités de la lecture à l'écran (vitesse de lecture, accès à l'information, scanning, etc.) - Les contraintes du support numérique (format, calibrage et capacités de mémorisation - Les règles de l'écriture web : nature et rôle des liens hypertexte, découpage de l'information, typographie, etc. - Ergonomie : les principes clefs à respecter - Comment valoriser ses synthèses sur un site - Mettre à disposition la recherche simple ou avancée dans l'ensemble des synthèses La synthèse numérique : panorama des supports techniques - Appréhender les solutions technologiques disponibles : formats HTML, XML, PDF, fils RSS, base de données... La synthèse d'alerte : une veille au quotidien - Identifier les spécificités de ce produit - DSI, newsletter, synthèse d'alerte : comparaison et similitudes Le Web 2.0 : de nouvelles possibilités de diffusion - Identifier les bouleversements liés au passage au numérique - Reconsidérer sa stratégie et innover pour créer un produit adapté aux lecteurs - Utiliser un blog pour publier ses synthèses - Comprendre et maîtriser les flux RSS GERER VOTRE PROJET DE SYNTHESE DOCUMENTAIRE Repérer les contraintes juridiques - Droit d'auteur et droit de copie : du dossier documentaire à la synthèse, quelles sont les règles juridiques applicables ? - Les spécificités de la mise en ligne : diffusez de l'information sur internet ou intranet en toute sécurité Sélectionner ses prestataires - Analyser l'offre des principaux acteurs du marché : agences de veille, sociétés de conseil en gestion de l'information documentaire Conclusion Les participants reçoivent une liste des caractéristiques à prendre en compte dans la mise en oeuvre d'une synthèse documentaire. Ils peuvent ainsi cocher les points qu'ils souhaitent approfondir ou revoir au cours de cette conclusion

Informations complémentaires :
Le + de la formation Vous repartez avec un support de cours qui est une véritable « boîte à outils » avec des solutions directement applicables : plans types, méthodologies, typologies des synthèses.. Il est recommandé aux participants d'apporter tous leurs travaux de synthèse en cours ou réalisés.