Assistant(e)s et secrétaires souhaitant acquérir une expertise complète de leur métier
Programme :
Maîtriser les missions-clés de l'assistant(e) (2 jours)
1. Être assistante aujourd'hui
facteurs stratégiques qui font évoluer la fonction
connaître et anticiper les attentes de la hiérarchie
répercussions sur l'organisation du travail
2. Aborder efficacement sa mission
connaître ses moteurs d'efficacité professionnelle
identifier et déjouer les pièges de l'affirmation de soi
identifier les points forts de son style de communication
]
3. Optimiser son efficacité professionnelle et personnelle
développer initiative et créativité
prévenir et anticiper
traiter et faire circuler l'information utile
]Atelier : chaque participant réalise un bilan personnalisé de ses atouts et de ses axes de progrès et élabore, avec l'aide de l'intervenant, un plan d'action personnel à mettre en œuvre dès le retour en entreprise[/#P4]
Programme détaillé
L'assistant(e) fournisseur de services (2 jours)
1. Assistante : être fournisseur de service de qualité
attentes actuelles envers l'assistant(e)
rôles assignés par ses interlocuteurs internes et externes
bénéfices à tirer d'une démarche qualité
]
2. Analyser et satisfaire un besoin :acquérir une nouvelle démarche
comprendre les réels besoins de son interlocuteur
décrypter les besoins explicites et les attentes cachées
vérifier tous les éléments de la demande
s'engager sur un résultat
s'adapter aux différents styles d'interlocuteurs et de personnalité
3. S'engager dans une logique de progression permanente
diagnostiquer son efficacité au travail
mesurer la satisfaction de ses ''clients''
contrôler son travail et prendre des initiatives
Atelier : les participants élaborent une grille qui leur permet d'auto-évaluer la qualité de leurs réalisations
programme détaillé
Optimiser son temps et son organisation (2 jours)
1. Gérer les interruptions dans son travail
savoir faire face aux délégations
méthodes et outils d'organisation personnelle (téléphone, classement, agenda, prise de rendez-vous, infos à communiquer)
maîtriser les leviers d'efficacité quotidienne : affirmation et image de soi, autonomie, esprit d'initiative
Atelier : échanges d'expérience sur les outils d'organisation utilisés par les stagiaires
2. Savoir faire face aux urgences
analyser son organisation personnelle
identifier ses comportements-freins
incidence de l'organisation de l'entreprise et des obligations extérieures
neutraliser les voleurs de temps
construire sa méthode de gestion du temps
savoir perdre du temps pour en gagner
Atelier : auto-diagnostic de sa gestion du temps
3. Prévoir, anticiper, relayer, planifier
établir son plan de travail journalier
repérer et sélectionner les tâches prioritaires
anticiper les besoins de l'équipe ou du service
mettre en place des pratiques et des procédures communes entre assistantes
transmettre en priorité les informations urgentes et importantes
faire circuler les informations auprès des bons interlocuteurs internes ou externes
optimiser ses méthodes de classement pour rendre l'information accessible à tous
Atelier : élaboration d'un plan de travail journalier
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