Formation : Gestion électronique de documents
Se former avec
ORSYS
- Renseignements :
- Durée : 2 Jours
- Type : En centre
- Diplômant : Oui
-
Prix H.T. € :1550.00
- Objectifs :
- Ce séminaire vous permettra d'appréhender l'ensemble des aspects de la GED : techniques, formats, standards, logiciels. Il analysera quelques applications qui peuvent bénéficier notablement de ces technologies et vous montrera comment conduire un tel projet avec les meilleures chances de succès.
- Public visé :
-
Participants
Chefs de projet, archivistes, documentalistes, toute personne impliquée dans une application de gestion électronique documentaire.
- Pré-requis :
- Pré-requis
Aucun pré-requis n'est nécessaire.
- Programme
Présentation
- Définitions : GED, GEIDE.
Une segmentation du domaine de la GED
- La GED de production : l'acquisition, la GED COLD, la GED Image.
- La GED de référentiel : l'archivage, la gestion des ressources documentaires
Quelques domaines d'application de la GED
- La recherche documentaire , les systèmes de gestion de contenu, le Knowledge Management, le workflow, le groupware.
Le marché de la GED
La chaîne documentaire
Les caractéristiques d'un document
- Format physique : papiers, films, photos, plans, micro-fiches, dimension, couleur, grammage, recto/verso, support, âge, qualité, conditions préalables de stockage...
- Format électronique : document bureautique, spool, fax, e-mail, EDI, encodage selon un standard, une norme ou un procédé propriétaire, processus de production, support d'acquisition.
Les formats de texte, les formats graphiques, les formats d'échange
- SGML, HTML, XML, DTD.
- PDF.
- ODA/ODIF.
La capture des documents
- Problèmes liés à la dématérialisation.
- Choix du format de conservation.
- Le processus type de capture.
La numérisation
- Les principaux protocoles d'interface : ISIS vs TWAIN, Interface vidéo propriétaire.
- La gestion des lots. Notion de face, de page, de document. Les séparateurs : Patch, Code à barres, Page blanche. Les problèmes d'hétérogénéité des lots. Les processus de contrôle, données statistiques, méta-données et horodatage.
- Le traitement des images. Quels objectifs pour l'image : Conservation à but patrimonial ou légal ? Publication sur Internet ? OCR/ICR ? Choix des paramètres : résolution, N&B, couleur ou niveau de gris, monopage, multipage, compression. Les formats d'image et de compression : ce que préconise la norme Z42-013. Les fonctions de traitement d'images. Les principaux acteurs du marché.
La Reconnaissance Automatique de Documents (RAD)
- Les techniques d'analyse : caractéristiques physiques du document, codes à barres, reconnaissance de formes, OCR ciblé, OCR total avec analyse sémantique.
La Lecture Automatique de Documents (LAD)
- La reconnaissance des formulaires.
- La reconnaissance des caractères : caractères dactylographiés, caractères manuscrits, signatures, codes à barres et glyphes.
- Les étapes : la phase de vidéocodage, l'exportation des données.
L'indexation
- Les modes d'indexation de documents numérisés : l'indexation manuelle, l'indexation semi-manuelle, l'indexation automatique.
- L'indexation en texte intégral : rôle du thésaurus.
La recherche et la consultation
- Les fonctions de recherche : texte intégral sur annotations, mot ou phrase, recherche globale, recherche multibase, utilisation des opérateurs booléens, recherche adjacente, troncature, logique floue,...
- Critères d'évaluation d'un moteur de recherche.
- L'offre du marché.
Le stockage et la restitution des documents primaires
- Le stockage et la gestion des documents primaires : CD-Rom, DON, DVD, juke-boxes...
- L'architecture de stockage : unités de stockage et caches.
- Les critères de hiérarchisation du stockage des documents.
- La migration des données en cas de changement de technologie.
L'archivage
- Pourquoi archiver ? Raison patrimoniale, nécessité légale.
- Les normes : AFNOR NF Z42-013, ISO WD 18509, ISO 15489.
- L'archivage légal.
La diffusion
- La méthode Push.
- Télétransmission de documents dématérialisés.
- Accusé de réception et de lecture.
- Supports autonomes de diffusion.
Le COLD
Définition et historique
Les principales applications
- Comptabilité : balances, journaux, grand livre, états intermédiaires de gestion, ...
- Gestion commerciale : factures, bons de commande, bons de livraison, états de stock, ...
- Banque, Assurance : relevés de compte, échelles d'intérêts, appels à cotisation, ...
- Ressources humaines : bulletins de salaire, DASD, états de présence, ...
Le vocabulaire
- Spool, Flots Lignes, Flots Codes.
- Fond de page électronique, Format pivot, Format d'état.
- ERM.
Les principaux avantages
- Automatisation de la phase d'import.
- Constitution aisée d'une base d'information consistante.
- Mise à disposition rapide de l'information.
- Déclencheur d'économies directes et de gain de temps.
- Coûts raisonnables et retour sur investissement rapide.
L'offre du marché
Organisation et conduite d'un projet de GED
Spécificités d'un projet de GED
- Budget et planning.
- Les acteurs d'un projet de GED.
- Questions à se poser et recommandations.
Etapes d'une mise en place d'une solution
- Phase 1 - Étude et recensement des états : étude du périmètre de l'application, inventaire des états à intégrer dans le périmètre, utilisateurs et applications concernés.
- Phase 2 - Paramétrage et mise en place : création des formats d'états, conception des fonds de pages, réalisation des scripts d'automatisation de l'importation des états, définition de la stratégie et des procédures de sauvegarde, définition du squelette de la base, intégration et assemblage, documentation d'administration du système, tests et recette.
- Phase 3 - Mise en production : alimenter la base de documents, donner l'accès aux utilisateurs, veiller au bon fonctionnement des règles de diffusion et d'accès.
- Phase 4 - Administration de l'application : intégration de nouveaux états et évolution, anticiper les nouveaux besoins, sauvegardes.
L'offre GED
- Gestion documentaire : Documentum, FileNET, Hummingbird, Open Text, Stellent,...
- Gestion de contenu Web : Broadvision, Interwoven, Vignette, FatWire, RedDot,... Cardiweb, Jalios, Microsoft, Noheto.
- Gestion de catalogues : Cardonet, Poet, Requisite, ...
- Gestion de documents multimédias : Virage, Itesoft (Formscan).
- L'offre centrée sur XML : EPIC (ArborText), Tridion.
- L'offre Open Source : Interligo (CMS), KnowledgeTree (KM), Mambo (CMS), OpenWide (EDI), Ovidentia Cantico (portail d'entreprise), SPIP (CMS), Typo3 (CMS),...
- Quelques intégrateurs et éditeurs : Acamaya (TeamLink), Advantys, Agresso, Archimed, Avanteam, Banctec, Docubase, Eurodoc, Ever, eiStream, Sesin, Sword, ...
Liens, sites, associations, bibliographie, revues, adresses utiles
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