Lorsque dans une entreprise les projets sont nombreux, s'interpénètrent et mettent en jeu des acteurs de métiers différents, il devient impératif de mettre en place une gestion spécifique et claire de tous ces projets. Les ressources étant limitées, il convient de savoir gérer un ensemble de projets ayant des enjeux différents et à des stades d'avancement divers. Planifier, établir les rôles et les responsabilités de chacun, arbitrer et communiquer sont les clés du management multiprojets.

Programme

Introduction

- La pédagogie - le programme.

- Le défi du travail en multiprojets.

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Aligner stratégie, économie et projets

- Appréhender la stratégie de l'entreprise.

- Positionner chaque projet par rapport à la stratégie.

- Classer les projets au sein de l'entreprise.

- Sélectionner les projets.

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Standardiser les méthodes

- Les « clients » du système de gestion multiprojets.

- Les objectifs du système : adéquation charge/capacité, suivi des coûts, suivi des délais.

- Définir les niveaux de gestion : la granularité.

- Programmes, projets, actions, travaux hors projets.

- Structurer les projets : phases, jalons, lots de travaux, activités, livrables.

- Harmoniser les calendriers, les catégories de coûts, de ressources.

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Définir les rôles, organiser les équipes

- Le portefeuille de projets.

- Les différents types d'organisations de projets.

- Clarifier les rôles et les contributions dans les projets.

- Rechercher les synergies entre les projets.

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Le Project Management Office (PMO)

- Sa mission, ses responsabilités.

- Sa composition.

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Etablir une planification de référence

- La carte de stratégie multiprojets.

- Un système de planification à trois niveaux - planification stratégique - planification projet - programmation service.

- Les échanges entre les niveaux.

- Elaborer la planification de référence.

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Mettre en place les budgets, les ressources

- Démarche de prévision budgétaire.

- Etablir le plan de charge prévisionnel.

- Connaître les capacités.

- Faire l'adéquation charge/capacité

- Le processus de planification à moyen terme et long terme.

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Suivre l'avancement des projets, replanifier

- Avancement délais, avancement coûts.

- Engagé, nécessaire pour finir, écarts, prévisions à terminaison.

- Le processus de mise à jour mensuelle.

- Le processus de mise à jour trimestrielle.

- Gestion des modifications de planification : analyser les impacts.

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Les comportements dans l'équipe

- Constituer et organiser les équipes.

- Les obstacles à la planification.

- Le consensus interne et l'engagement lié au planning.

- L'analyse des risques.

- L'indisponibilité des ressources.

- La solidarité.

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Décider en environnement multiprojets

- Fonctionnement du Comité de pilotage multiprojets.

- Analyser la demande et son évolution.

- Analyser l'état des fournitures et les prévisions.

- Intégrer les aspects financiers, charges, engagements.

- Analyser et classer les risques.

- Analyser les solutions possibles : le tableau de choix multicritères.

- Préparer la décision du Comité de pilotage.

- Assurer la traçabilité de la décision : justifier les choix.

- Prioritiser les projets.

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Etre productif en multiprojets

- Le mythe de l'homme x mois.

- Les sources de perte de temps.

- S'organiser en contexte multiprojets.

- Préserver l'équilibre entre les projets.

- Motiver les parties prenantes.

- Optimiser la gestion des ressources : le point de vue du responsable de service.

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Communiquer en multiprojets

- Mettre en place la communication : que communiquer, à qui communiquer, comment communiquer.

- Optimiser et harmoniser les modes de communication : réunion, messagerie, entretien.

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Le tableau de bord multiprojets

- Les clés pour l'élaboration d'un tableau de bord.

- Tableau de bord projet. Tableau de bord multiprojets.

- S'améliorer avec le tableau de bord qualité.

Travaux pratiques
- Micro-projet CONCERTO : il s'agit d'un environnement multiprojetss permettant de modéliser le fonctionnement d'une entreprise et de dispenser un enseignement riche tout en restant ludique. L'atelier propose une simulation d'entreprise fonctionnant par projets. Trois équipes symbolisant les départements d'une société doivent chacune mener à bien quelques tâches concrètes représentant des projets. Chaque participant est, à tour de rôle, pilote d'un portefeuille de projets et se trouve chargé, avec son équipe et compte tenu d'un cadre de contraintes (objectifs, moyens, temps...), de piloter les projets de son département. Des réunions des équipes-projets et du comité de pilotage permettent de coordonner les actions à différents niveaux.- Exercices synergétiques : ces exercices permettent d'évaluer les attitudes, les valeurs, les motivations et les points de vue, sur un plan personnel et en situation de groupe.- Exercices de diagnostic : ces exercices permettent de se situer sur une échelle de comportements, de valeurs ou de typologie psychologique.- Etudes de cas : elles décrivent un contexte réel qu'il faut analyser afin de proposer des solutions adaptées.- Analyse de problèmes : cette analyse, réalisée en groupe, permet de qualifier les problèmes et de mettre en oeuvre une étude de cause à effet.