Formation : Mener une Réunion Efficace

PREPARER LA REUNION

• 1. Les différents types de réunion : 
  - La réunion d’information ascendante ou descendante
  - La réunion d’équipe, de service
  - La réunion de résolution de problème
  - La réunion de négociation
  


• 2. Organiser la réunion :
  - Définir le sujet, l’ordre du jour et l’objectif
  - Définir la durée
  - Etablir les règles du jeu
  - Déterminer les participants et anticiper sur leurs comportements
  - Bâtir un plan adapté à l’objectif : sélectionner les informations à transmettre

ANIMER LA REUNION

• 1. Bien jouer son rôle d’animateur :
  - Démarrer la réunion : annoncer les thèmes, les objectifs et la durée
  - Donner des repères sur l’avancement de la réunion
  - Favoriser l’expression de chacun et les échanges
  - Clarifier et orienter les idées des participants
  - Relancer ou, au contraire, recadrer le débat
  - Clôturer la réunion : valider les accords, fixer le plan d’actions post-réunion (qui fait quoi et quand)
  


• 2. Faire passer les messages :
  - Convaincre le groupe
  - Développer ses capacités d’écoute et de questionnement pour mieux cerner les demandes
  - Maîtriser sa communication verbale et non verbale
  - Utiliser les outils visuels adaptés au type de réunion : informer, convaincre, débattre, …

GERER LE GROUPE

• 1. Manager les participants :
  - Gérer la discussion : distribuer le temps de parole de manière judicieuse
  - Structurer les échanges et faire évoluer la discussion vers une issue constructive
  - Gérer les participants difficiles : les bavards, les passifs, les agressifs, les perturbateurs, …
  - Réguler les conflits inter personnes dans le groupe
  


• 2. Sortir vainqueur des réunions difficiles :
  - Traiter les objections des participants
  - Glisser sur les sujets délicats
  - Répondre à une question gênante, à une attaque
  - Rompre le silence
  - Réagir de manière appropriée face à un groupe qui attaque ou qui est bloqué

La Méthode : › Fiches outils de préparation de réunion  ›  Grille d’analyse vidéo personnalisée  › Jeux de rôle vidéo : entraînement à la conduite de réunion dans différentes situations  ›  Vidéoprojecteurs, outils visuels, paper board  ›  Support de formation.
La Durée : 2 jours consécutifs soit 14 heures
Le Groupe : 8 personnes maximum