Formation : Secrétaire, assistante : Renforcez votre efficacité au quotidien
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COMUNDI
- Renseignements :
- Durée : 2 Jours
- Type : En centre
- Diplômant : Oui
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Prix H.T. € :1795.00
- Objectifs :
Cette formation s'adresse aux Secrétaires, Assistant(e) ou Collaboratrices cherchant à améliorer l'organisation de leurs activités, leur gestion du temps et par conséquent, celle de leur(s) manager(s) direct(s).
- Maîtriser les outils d'aide à l'organisation
- Mieux gérer votre temps et vos priorités
- Utiliser les Nouvelles Technologies de l'Information
efficacité
secrétaire
assistant
priorités
organisation
temps
- Public visé :
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Secrétaire / Assistant(e) de Direction Secrétaire / Assistant(e) commerciale Secrétaire / Assistant(e) de projets Secrétaire / Assistant(e) d'équipe Secrétaire / Assistant(e) médicale Secrétaire / Assistant(e) d'élu Assistant(e) de fonction ou de département (marketing, achats, logistique, qualité, ressources humaines, communication, formation, finance) Secrétaire débutante
Jour 1 Mieux gérer vos priorités Faire l'auto-diagnostic de votre organisation personnelle Bilan personnel sur votre mode d'organisation et vos relations avec votre manager et premières pistes de progression personnelle (éléments d'analyse transactionnelle). Les principes de base d'une gestion du temps efficace - Qu'est-ce que la gestion du temps? - La loi de Pareto ou règle des 80/20 - Principe de Mintzberg : notion d'échéance, de missions principales et secondaires Brainstorming sur les notions de gestion du temps, urgence, importance La gestion du temps et des priorités - La méthode ABC : comment planifier des activités et des tâches en parallèle - Choisir le bon moment pour chaque type d'activité - Repérer les activités chronophages (les ''voleurs de temps'') Elaborer ses outils d'aide a l'organisation Travaux de groupe : Outils d'aide à l'organisation - Elaboration de vos outils d'aide à l'organisation en fonction de vos priorités de progression personnelles - Mise en situation sur un ensemble d'activités types à classer et hiérarchiser - Choix de l'organisation la plus efficace possible en fonction de ses propres contraintes et de celles de son manager direct Jour 2 Comment choisir et utiliser efficacement les outils d'aide à l'organisation - Echéancier, agenda/organizer, plannings (rétro-plannings, GANTT), check-lists, fiches de prises de messages téléphoniques, fiches de liaison, compte-rendu - Savoir être synthétique et efficace Connaître et tirer parti des Nouvelles Technologies de l'Information - Messageries internes, Intranet, Internet, visio-conférences et réunions à distance - Savoir filtrer et hiérarchiser les informations - Comment faire une recherche d'informations rapide et efficace Elaboration de votre guide d'organisation personnel - Les grands principes d'un tableau de bord efficace Diagnostiquer ses méthodes de classement - Analyser la lisibilité et l'efficacité de vos outils de classement - Gestion et hiérarchisation des documents et supports informatiques Méthode pour créer et/ou transformer un plan de classement - Diagnostiquer ses méthodes de classement - Mettre en place un classement pour gagner du temps : facilité de mise en oeuvre, de suivi quotidien et de recherche - Avoir une méthode simple et compréhensible par tous, sur ordinateur et sur papier Ajustement de votre plan d'actions personnel Les participants élaboreront leurs propres tableaux de bord. Jour 3 Renforcer l'efficacité du binôme manager / secrétaire Autodiagnostic de la situation personnelle des participants La gestion des priorités vis-à-vis de votre manager - Comment gérer un ''patron stressé'' ? - Obtenir les bonnes informations rapidement - Développer votre autonomie et devenir pro-active pour améliorer la relation de travail - Gérer plusieurs managers Les conditions de réussite du travail en équipe - Référentiel de compétences et descriptif de fonction - Des outils d'aide à l'organisation du travail d'équipe Les règles d'une action efficace - Le tableau des règles de fonctionnement - Organiser et gérer l'emploi du temps de votre manager Autodiagnostic de vos attitudes Savoir demander, refuser, relancer votre manager, établir une relation gagnant-gagnant. Affirmation de soi et communication - Connaître le niveau d'exigence de votre (vos) manager (s) pour anticiper ses (leurs) attentes - Mettre en place un ''contrat de services'' entre vous et votre manager Les participants établiront leurs priorités de progression en termes d'affirmation de soi et de communication.
20/10/2008 au 22/10/2008 (75)
18/02/2009 au 20/02/2009 (75)
15/12/2008 au 16/12/2008 (75)
