Coulisses d'un métier
Témoignage sur les métiers de la santé
Secrétariat : deux assistantes témoignent
Priscilla Franken pour kelformation.com Paru le 15.06.2009Les aspects relationnels sont souvent les plus appréciables dans les métiers de l'assistanat. Mais il faut aussi savoir gérer des situations d'urgence, voire de conflit. Catherine Camet, assistante expérimentée, et Aleksandra Nikolic, débutante dans la profession, nous font part de leur vision du métier.
« Ici, on a tendance à m'appeler maman poule »
Catherine Camet, assistante commerciale et logistique pour la société Agronature à Panossas, a 29 ans d'expérience dans la profession. Avec le temps, elle a vu ses responsabilités se multiplier, et son rôle devenir essentiel.
Pouvez-vous nous parler de vos différentes responsabilités ?
Je m'occupe des prises de commandes (tonnage, formule, date souhaitée de livraison, prix...) à l'aide d'un logiciel spécifique, j'élabore le planning de fabrication, je m'occupe des transports (négociation des tarifs et prise de rdv auprès des transporteurs et des clients), j'édite les bons de livraison et j'établis la facturation. Enfin, je prends d'autres tâches administratives en charge (création des fiches clients, des fiches produits, etc.).
Qu'appréciez-vous le plus dans votre métier ?
Le fait de travailler de façon autonome et d'avoir des tâches variées, les aspects relationnels, être au service des autres - ici, on a tendance à m'appeler « maman poule »... Organiser mon travail comme je l'entends, pouvoir prendre des initiatives (c'est très valorisant !) et avoir des horaires « normaux » qui me permettent de me consacrer à ma vie de famille, c'est très appréciable aussi.
Quels sont les aspects que vous jugez contraignants ?
Il faut savoir gérer son stress, car il y a souvent des urgences ou des imprévus. Il y a aussi des périodes plus tendues que d'autres... quoi qu'il en soit il faut garder en tête qu'un client est toujours pressé ! Ensuite, le téléphone, qui sonne souvent, peut faire perdre beaucoup de temps. Enfin, je dirais qu'il est impératif de très bien s'entendre avec son supérieur direct : dans le cas contraire, c'est vraiment dur de travailler ensemble.
« Elle fait les photocopies, le café, et la potiche »
Pour Aleksandra Nikolic-Rouaix, hôtesse d'accueil pour la société Coronis à Montpellier depuis 2 ans, il est temps que l'image de la profession change.
Quelles sont vos missions en tant qu'hôtesse d'accueil ?
Je m'occupe de l'accueil physique et téléphonique des personnes, de l'organisation des déplacements professionnels des collaborateurs, ainsi que des tâches de secrétariat courant : taper des lettres, faire des photocopies, traiter le courrier, etc. Comme Coronis a des filiales à l'étranger, j'ai la chance de pouvoir parler avec des gens qui sont à l'autre bout du monde. J'aime beaucoup ça.
Vous a-t-il été difficile de trouver un emploi ?
Oui, assez, surtout dans le sud de la France. Sur une centaine de candidatures envoyées, je n'ai obtenu que 2 ou 3 réponses m'invitant à un entretien. Autre difficulté, je pense avoir été assez mal informée sur les débouchés envisageables lors de la préparation de mon BTS assistante trilingue. Les profs disaient qu'on décrocherait un emploi d'assistante de direction dès notre diplôme en poche. Sauf qu'en réalité, les entreprises embauchent à ce type de poste des personnes expérimentées. Il faut bien se renseigner sur les possibilités d'insertion professionnelle lors des stages.
Quels sont les aspects les plus difficiles de votre métier ?
On est constamment en première ligne. Il arrive souvent que les gens se mettent en colère après vous alors que vous n'êtes pas responsable du problème... et dans ces situations, il faut rester aimable, quoi qu'il arrive. Ce n'est pas toujours facile de mettre ainsi sa fierté de côté.
Je rattache volontiers cet aspect des choses à une image encore trop négative et fausse de notre métier : elle fait les photocopies, le café, et la potiche. En externe comme en interne, il faut s'attendre à ce qu'on vous renvoie cette image : on ne vous dit pas merci, on vous raccroche au nez, on vous dit de façon très naturelle : « mais vous n'êtes qu'une secrétaire ». Bref, quand on est jeune, qu'on est une fille et qu'on débute, ce n'est pas toujours évident de se faire respecter. Mais avec du temps et de la persévérance, on finit par trouver ses marques et gagner en confiance en soi.