Assistante bureautique

Description

L’assistante bureautique a un rôle d’assistante spécialisée, affectée aux services bureautiques : équipements de bureau et informatique des collaborateurs.

Quelles compétences pour quelles missions ? Classé dans le secteur tertiaire, ce métier s’est modernisé avec l’apparition d’équipements de bureau de pointe, et des Nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). Rattachée à la direction générale, à la direction informatique ou au service d’un responsable de son entreprise, l’assistante bureautique est chargée de la gestion des divers équipements de bureau dont elle est appelée à maîtriser le fonctionnement. Elle veille à l’approvisionnement, au bon fonctionnement, à l’attribution et aux relevés mensuels comptables des équipements de bureau (photocopieur, télécopieur, affranchisseuse, système de téléphone, système de sécurité, système de traduction simultanée, etc.). Elle doit assurer des relations avec la comptabilité, les fournisseurs et les chargés d’entretien. Parfois, elle peut être affectée aux tâches de secrétariat classiques : saisie des documents, mise en page, tableaux, impressions et envoi de documents, traitement des illustrations. Elle peut aussi s’occuper de la photocopie et du classement des documents. Organisée et sachant travailler avec minutie et méthode, elle doit avoir une bonne maîtrise des logiciels de bureautique, de l’outil informatique et de l’Internet, savoir utiliser les autres appareils de bureau (tels que photocopieur, relieuse, massicoteuse, broyeur à papier, etc.). Elle doit avoir une bonne expression écrite (bonne tenue des documents écrits) et orale (savoir échanger avec des interlocuteurs et des usagers), avoir le sens de l’accueil et du contact. Enfin, une bonne présentation, un esprit d'initiative et une capacité d'adaptation sont des qualités dont elle doit faire preuve.