CAPGEMINI INSTITUT

La GED

Certification / expertise

14 heure(s)

2005 € HT

Organisme privé de formation continue

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Objectifs

  • S’approprier les enjeux de la GED.
  • Maîtriser le cadre réglementaire et les standards.
  • Savoir gérer un projet de GED et son articulation dans le SI.
  • Connaître les technologies et les tendances d’évolution du marché.
  • Bénéficier d’exemples concrets de mise en oeuvre d’un projet de GED.

Public visé

  • Décideurs informatiques.
  • Urbanistes et architectes.
  • Consultants.
  • Ingénieurs et chefs de projets.
  • Responsables fonctionnels.
  • Maîtrises d’ouvrage.

Programme

Concepts clés :

Définitions et fondamentaux :

  • Objectifs. Enjeux.
  • Transformation numérique des entreprises et de l’administration : Définition, enjeux, impacts.
  • Positionnement de la GED dans l’organisation de l’entreprise et des métiers.
  • Définitions de la gestion documentaire : Informations structurées, semi-structurées, non structurées, dossier, document.
  • Cartographie documentaire : Documents papier, bureautiques, audio-visuels, photographies, plans, flux EDI, courriels, flux vocaux, contenu web.
  • Cycle de vie des documents.
Impacts des technologiques innovantes sur l’évolution des solutions de GED :
  • Cloud computing.
  • Intelligence Artificielle (IA).
  • RPA (Robotic Process Automation).
  • Big Data et Open Data.
  • Blockchain.
Différents types de GED :
  • GED verticales et GED transverses : Caractéristiques et points de différenciation.
  • GED bureautique. GED technique. GED Qualité. GED courrier. Etc.
  • Plateformes de services.
Cas pratiques :
  • Référentiel documentaire et veille métier.
  • Contrathèque.
  • GED Factures.
  • GEC (gestion électronique du courrier).
  • GED RH.
  • Gestion électronique des flux comptables.
  • Gestion de la documentation technique.
  • Gestion des formulaires.
  • Digital Asset Management.
Leviers de productivité :
  • Gains/ROI qualitatifs : Optimisation de la recherche, qualité de la saisie, traçabilité, sécurité des documents, structuration des
  • processus métiers.
  • Gains/ROI quantitatifs : Diminution des coûts et des temps de traitement, augmentation de la productivité, diminution des coûts de stockage.
  • Indicateurs de mesures des gains qualitatifs et quantitatifs.

Cadre réglementaire et normatif :

Cadre juridique :

  • Définition d’un original numérique, une copie fidèle et durable, une copie numérique.
  • Régime de la preuve : Valeur probante, valeur probatoire.
  • Impacts de la réglementation sur les processus de traitement documentaire.
RGPD-CNIL :
  • RGPD (Gestion des données personnelles) : Impact sur la gestion des documents contenant des données personnelles.
  • Loi Informatique et libertés 3 n°2018-493 du 20/06/2018.
Normes :
  • ISO-9001 Version 2015 : Focus sur le management de l’information.
  • ISO-27001 (version 2013) : Management de la sécurité de l’information.
  • ILM (Information Lifecycle Management) et Records management (ISO-15-489).
  • Copie fiable : NF 42026.
  • Archivage électronique : OAIS, MOREQ, NF-Z42-013/ISO-14-641-1, NF-461.
  • Normes techniques (supports, formats, standards d’échanges de donnée) : ISO-19005 PDF/A, OOXML, SEDA, EDI, PES, SEPA.
  • Référentiel général d’interopérabilité.

Conduire un projet de GED :

Définition du socle de GED :

  • Cartographie des documents et des flux (entrants, sortants) : Analyse des processus métiers, typologies documentaires, flux,
  • volumétries, cycles de vie, priorisation des flux.
  • Matrice de gestion des risques (valeur juridique, stratégique, économique, patrimoniale).
  • Schéma directeur : Définition de l’offre de service (quelle GED pour quels besoins), périmètre fonctionnel, filière métier pilote, plan de déploiement.
  • Stratégies d’externalisation et d’internalisation.
Construction du socle de GED :
  • Architecture système : « off Cloud » ou « Cloud ».
  • Environnement technique : Spécifications techniques (postes de travail, serveurs, BDD, messageries, navigateurs, réseau...), environnement applicatif.
  • Réversibilité.
  • Politique de sécurité.
  • Interopérabilité et urbanisation du SI : Interfaçage avec les applications bureautiques, applications de messagerie, applications métiers et ERP de gestion, annuaires d’entreprise.
  • Spécifications techniques et fonctionnelles générales et détaillées. Cahier des charges.
  • Définition des critères de choix (typologie, valeur des indicateurs).
  • Tests et recettes.
  • Maintenance.
  • Reprise des données existantes : Evaluation du besoin, méthodes, principes de mise en oeuvre, indicateurs, évaluation des coûts.
Enrichissement du socle GED :
  • Audit du système : Opportunités et contraintes (utilisateurs, organisation, juridique, technique), méthodes, critères (indicateurs, valeurs, matrice).
  • Evolutivité du socle.
Gouvernance du projet GED :
  • Instances de pilotage : Sponsors, acteurs, chefs de projet, pilotes.
  • Rôles : Filières métiers, filière juridique, filière Archives, DSI. Articulation AMOA-AMOE. Intégrateurs et consultants.
  • Outils de suivi de projet : tableaux de bord, RIDA, planning rétroactif, espace collaboratif.
  • Méthodologies projet : AGILE, PDCA.
  • Indicateurs : flux/volumes, taux de consultation, durée de rétention, fréquence de mise à jour, nombre et répartition géographique des
  • utilisateurs, facteurs d’évolution.
  • Evaluation économique : Charges d’investissement et de fonctionnement.
Conduite du changement :
  • Etapes : Communiquer, former, accompagner.
  • Outils : Guides, tutoriels, MOOC, workshops, plan de formation, supports de communication.
  • Mesure des impacts utilisateurs (indicateurs).

Concevoir une solution de GED :

Module d’acquisition :

  • Qu’est-ce que la numérisation ? Types de numérisation : Enjeux, démarches, modes opératoires, PDF image, PDF texte.
  • LAD. RAD. OCR. ICR.
  • Peut-on mettre en oeuvre un projet de numérisation sans GED ?
  • Traitement des flux EDI : Définition, méthode, contraintes, pré-requis. Module de gestion
  • Classement et indexation (les techniques et méthodes de plan de classement).
  • Gestion des métadonnées et notices descriptives (comment définir et gérer les métadonnées).
  • Gestion des référentiels internes et externes.
  • Workflow documentaire. Workflow métier.
  • Gestion des versions.
  • Gestion de la traçabilité et de la sécurité.
  • Gestion de la confidentialité.
  • Gestion des droits d’accès.
  • Statistiques. Journaux de bord.
  • Ergonomie des interfaces de gestion.
Module de recherche :
  • Fonctions standards et avancées (indexation et recherche sur les métadonnées et/ou sur les contenus textuels, recherche fédérée, recherche croisée, recherche à facettes, recherche sémantique).
  • Intégration des moteurs de recherche dans les solutions de GED.
  • Recherche multicanale.
  • Interfaces de recherche.
Module de consultation et diffusion :
  • Interfaces de consultation.
  • Types de diffusion.
  • Portail documentaire.
  • Intégration/interopérabilité avec les SI métiers.
  • Mobilité et nomadisme : Mode connecté et déconnecté.
Module de stockage :
  • Quel stockage pour quel usage ?
  • Types de supports : Critères de choix des supports en fonction du périmètre fonctionnel, des volumes, de la performance attendue, etc.
  • Sauvegarde sécurisée : Caractéristiques, matériels, usage ?
  • Infrastructures de stockage : Gestion internalisée ou externalisée, plateformes de stockage.
  • Cloud Computing : Définition, enjeux, réglementation, gestion des métadonnées et des documents.
Signature électronique :
  • Certification électronique : Principes d’authentification, gestion des profils, PSCE (prestataires de services de certification
  • électronique), autorités de certification, autorités d’enregistrement, opérateurs de certification, authentification via un site web,
  • boucle SMS.
  • Quel type de certificat pour quel type de document ?
  • Tampon numérique : Principes, avantages, valeur certifiante.
  • Horodatage et scellement numérique.
  • Types de signatures : Simple, avancée, en face à face, en ligne, à la volée, permanente et réutilisable, plateforme de confiance.
  • Signature numérique d’un document PDF.
  • Niveau d’intégration avec la solution de GED.
  • Critères pour bien choisir son opérateur de signature : Type de facturation (à la consommation, au volume), gestion de projet,
  • gestion de l’archivage, réversibilité, niveau d’engagement (SLA).
Gestion collaborative :
  • Définition, concepts, fonctionnalités.
  • Mode synchrone et asynchrone.
  • Partage et enrichissement des informations.
  • Usages liés à la notion de groupe de travail.
  • Nouveaux usages participatifs : Blog, chat, RSE.
Archivage électronique :
  • Peut-on gérer l’archivage électronique sans GED ?
  • Exigences de pérennité : Formats (PDF/A, SEDA, XML), journalisation, documentation, audit.
  • Supports de conservation : Disques Worm, supports magnétiques et optiques, microformes.
  • Exigences de traçabilité et de sécurité.
  • Types d’infrastructures (gestion internalisée et externalisée, plateforme de service).
  • Coffres forts électroniques : Principes, fonctionnalités, démarche de mise en oeuvre.
  • Logiciels de gestion des archives : Fonctionnalités.
  • Positionnement des tiers archiveurs.

Panorama de l’offre GED :
  • Orientations du marché : Tendances du marché français et du marché international.
  • Magic Quadrant (Gartner)/Forrester (indicateurs, cahier des charges, grille d’analyse, positionnement).
  • Critère de classement des offres. Comment choisir une solution ? Grille des critères déterminants. Grille d’aide à la décision.
  • Nomenclature des solutions de GED du marché : Analyse des types de solutions par segment de marché.
  • Grille d’analyse des solutions de GED du marché : Analyse de 20 solutions de GED parmi lesquelles : EMC, IBM, Opentext, Microsoft, Everteam, Lexmark, Oracle, Hyland, Xerox, M-Files, Therefore, solutions Adullact, Archimed, Docuware, Digitech…
  • Offre Open Source : Atouts et contraintes, vraies économies et limites. Grille d’analyse des solutions du marché (Alfresco, Nuxeo, Contineo, Freedom, ExoDMS, Jahia, Knowledge Tree, LogicalDoc, Maarch, Quotero, SilverPeas).
  • Offre des intégrateurs : Avantages et inconvénients. Principaux acteurs du marché.
 

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À Paris

Du 08/10/2020 au 09/10/2020

Centre

CAPGEMINI INSTITUT
147 Quai Président Roosevelt
92136 Issy les moulineaux cedex
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En résumé

Objectif

Certification / expertise

Durée

14 heure(s)

Coût

2005 € HT

Modes d'enseignement

En école ou centre de formation

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