Objectifs
Présentation - GED : Gestion Electronique de Documents
- Définir les contextes d’utilisation d’une Gestion Electronique de Documents (GED).
- Identifier les aspects techniques, organisationnels et juridiques de la Gestion Electronique de Documents (GED).
- Concevoir le projet de Gestion Electronique de Documents (GED) de votre organisation.
Public visé
Toute personne souhaitant développer un système de GED au sein de son organisation.
Programme
La GED : Définition et principes :
La chaîne de dématérialisation des documents : Sélection des documents, numérisation, création d’une fiche documentaire.
Les composants d’un système de GED :
- Acquisition : Le processus de dématérialisation ; 2 modes de numérisation (mode image et mode texte) ; les technologies et matériels de dématérialisation ; portabilité et codage des documents (HTML, Acrobat PDF, XML,…).
- Indexation : Indexation manuelle et usage d’un langage documentaire ; indexation en texte intégral ; les métadonnées ; les moteurs d’indexation.
- Stockage : Les supports de stockage ; les supports magnétiques et les supports optiques (scanner et OCR).
- Recherche des documents électroniques : Recherche sur les métadonnées et / ou le contenu textuel.
- Consultation et diffusion des documents électroniques.
Evolution des domaines d’application de la GED :
- Gestion des documents, archivage électronique (Records management).
- Gestion des connaissances (Knowledge management).
- Gestion des processus (Workflow).
Normalisation des systèmes de GED :
- Contenu et impact des normes NF Z 42-013 (archivage électronique) et ISO 15489 (Records management).
Valeur juridique du document électronique : Valeur probante, signature électronique.
Concevoir un projet GED :
Analyser le contexte, mettre en oeuvre une solution GED.
Rédaction d’un cahier des charges.
Choix d’un prestataire : Panorama de l’offre et des logiciels de GED :
- Documentum, Filenet, Alexandrie, Cindoc, Alfresco.
Stratégie d’un projet GED :
Définir l’objectif principal recherché.
Un ou deux objectifs maximum : Temps, économie, facilité, disponibilité.
Critères de succès :
- Simple et concret, périmètre d’application du projet, services concernés.
- Processus et documents impliqués, standards légaux, délimitation.
Tout nouvel élément deviendra un nouveau projet.
Un projet de GED est un projet de l’entreprise, pas du fournisseur.
Les personnes internes impliquées :
- Responsable du projet, chefs de service, experts, administrateurs.
- Appropriation et encadrement.
Les documents, leur flux et cycle de vie :
- Reprise de l’existant, charge quotidienne, pics d’activité.
- Consultation : Nombre d’utilisateurs, fréquence, interfaces.
- Impressions, CD, sécurité, fin de vie : Archivage, destruction.
- Accompagnement au changement.
Analyse, technologies et retour sur investissement :
- Facteurs du projet, analyse de l’existant, volumes, tâches et durées.
- Matériel et technologies, évolution, maintenance, SLA.
- Coût, l'enjeu économique réel : Amélioration de la rentabilité de l'ordre 3 à 5% (du Chiffre d'affaire) pour toute entreprise - stratégie atteinte ?
Management de projet :
- Participez, consultez, validez.
- Les compétences et savoirs doivent remonter.
- Accompagnez au changement - ne pas révolutionner - rentabiliser l’existant.
- Communication, participation et formations.