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GED : Gestion Electronique de Documents

Certification / expertise

2 jour(s)

1150 € HT

Organisme privé de formation continue

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Objectifs

  • Définir les contextes d’utilisation d’une Gestion Electronique de Documents
  • (GED).
  • Identifier les aspects techniques, organisationnels et juridiques de la GED.
  • Concevoir le projet de GED de votre organisation.

Public visé

Toute personne souhaitant développer un système de GED au sein de son organisation.

Programme

La GED : Définition et principes :

La chaîne de dématérialisation des documents : Sélection des documents, numérisation, création d’une fiche documentaire.

Les composants d’un système de GED :
  • Acquisition : Le processus de dématérialisation ; 2 modes de numérisation (mode image et mode texte) ; les technologies et matériels de dématérialisation ; portabilité et codage des documents (HTML, Acrobat PDF, XML,…).
  • Indexation : Indexation manuelle et usage d’un langage documentaire ; indexation en texte intégral ; les métadonnées ; les moteurs d’indexation.
  • Stockage : Les supports de stockage ; les supports magnétiques et les supports optiques (scanner et OCR).
  • Recherche des documents électroniques : Recherche sur les métadonnées et / ou le contenu textuel.
  • Consultation et diffusion des documents électroniques.
Evolution des domaines d’application de la GED :
  • Gestion des documents, archivage électronique (Records management).
  • Gestion des connaissances (Knowledge management).
  • Gestion des processus (Workflow).
Normalisation des systèmes de GED :
  • Contenu et impact des normes NF Z 42-013 (archivage électronique) et ISO 15489 (Records management).
Valeur juridique du document électronique : Valeur probante, signature électronique.

Concevoir un projet GED :

Analyser le contexte, mettre en oeuvre une solution GED.

Rédaction d’un cahier des charges.

Choix d’un prestataire : Panorama de l’offre et des logiciels de GED :
  • Documentum, Filenet, Alexandrie, Cindoc, Alfresco.
Stratégie d’un projet GED :

Définir l’objectif principal recherché.

Un ou deux objectifs maximum : Temps, économie, facilité, disponibilité.

Critères de succès :
  • Simple et concret, périmètre d’application du projet, services concernés.
  • Processus et documents impliqués, standards légaux, délimitation.
Tout nouvel élément deviendra un nouveau projet.

Un projet de GED est un projet de l’entreprise, pas du fournisseur.

Les personnes internes impliquées :
  • Responsable du projet, chefs de service, experts, administrateurs.
  • Appropriation et encadrement.
Les documents, leur flux et cycle de vie :
  • Reprise de l’existant, charge quotidienne, pics d’activité.
  • Consultation : Nombre d’utilisateurs, fréquence, interfaces.
  • Impressions, CD, sécurité, fin de vie : Archivage, destruction.
  • Accompagnement au changement.
Analyse, technologies et retour sur investissement :
  • Facteurs du projet, analyse de l’existant, volumes, tâches et durées.
  • Matériel et technologies, évolution, maintenance, SLA.
  • Coût, l'enjeu économique réel : Amélioration de la rentabilité de l'ordre 3 à 5% (du Chiffre d'affaire) pour toute entreprise - stratégie atteinte ?
Management de projet :
  • Participez, consultez, validez.
  • Les compétences et savoirs doivent remonter.
  • Accompagnez au changement - ne pas révolutionner - rentabiliser l’existant.
  • Communication, participation et formations.
 

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De l'année 2020 à 2021

Centre

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5, rue Fénelon Paris
75010 Paris 10 ème arrondissement
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En résumé

Objectif

Certification / expertise

Durée

2 jour(s)

Coût

1150 € HT

Modes d'enseignement

Dans mon entreprise, En école ou centre de formation

Domaine

Documentation

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