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Secrétaire assistant

Certification / expertise

530 heure(s)

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Éligible CPF
code 2189

Objectifs

L’emploi de secrétaire assistant (e) se caractérise par une grande polyvalence dans la gestion des dossiers tant à l’interne qu’à l’externe.

Le ou la secrétaire assistant (e) :

Intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe.
Assure la coordination et l’organisation de l’information au sein de son service ou de sa structure.
Effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifique.
Contribue à la qualité de la communication de l’entreprise.

La dimension relationnelle de la fonction est essentielle pour ce poste.

Entreprises concernées :

L’emploi de secrétaire assistant (e) s’exerce dans tous types d’entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d’activités. Dans les grandes entreprises, l’activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.

Débouchés :

Secrétaire administratif(ve).
Secrétaire polyvalent(e).
Secrétaire généraliste.
Assistante) administrative).
Assistante) d'équipe.
Assistante) d'entreprise.

Programme

Activité 1 : Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe :

Produire des documents professionnels courants :

Choisir l’outil bureautique adapté et utiliser la fonction appropriée aux travaux à réaliser.
Utiliser le vocabulaire technique du secteur d’activité.
Présenter les documents professionnels selon les normes requises.
Contrôler sa production avant transmission.
Utiliser des outils d’information et de communication.

Rechercher et communiquer des informations :

Utiliser Internet avec pertinence et rapidité.
Sélectionner l’information adéquate et la vérifier.
Utiliser les différents outils d'information et de communication.
Utiliser les outils bureautiques appropriés.
Prendre des notes.
Rédiger des écrits professionnels courants.
Restituer oralement les informations recherchées.

Assurer la traçabilité et la conservation des informations :

Utiliser différents moyens de sauvegarde des fichiers numériques.
Concevoir et appliquer des procédures et modes opératoires.
Organiser ses courriels avec efficacité.
Assurer une veille sur les évolutions des outils technologiques.

Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques :

Utiliser les techniques de communication appropriées à la situation.
Adapter son attitude et son comportement aux diverses situations.
Respecter les règles de discrétion professionnelle.
Garder le contrôle de soi et une attitude courtoise face à une situation délicate.

Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités :

Créer une liste de tâches et un échéancier.
Établir une feuille de route.
Utiliser des sources d'information identifiées pour l’organisation des déplacements et des réunions.
Utiliser les outils collaboratifs de planification : Téléphone, messageries, agendas partagés, outils de communication à distance.
Rédiger un compte rendu.

Activité 2 : Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l’entreprise :

Assurer l’administration des achats et des ventes :

Utiliser un tableur et un traitement de texte.
Utiliser un logiciel de gestion commerciale.
Respecter les procédures de traitement des commandes.
Classer dans le respect du plan de classement existant.

Assurer l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs et traiter les problèmes courants :

Rédiger des écrits professionnels courants.
Rechercher l’information dans des bases de données et des fichiers internes.

Assurer le suivi administratif courant du personnel :

Concevoir et utiliser des outils de suivi : Plannings, fiches, tableaux de suivi.
Classer efficacement.
Respecter la législation et la réglementation en matière de droit du travail.
Appliquer les procédures internes en matière d’administration du personnel.
Rechercher et transmettre des informations en matière de législation du travail.
Rédiger un écrit professionnel à usage interne.

Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques :

Collecter, sélectionner et exploiter des données chiffrées.
Présenter des tableaux et des graphiques.
Contrôler ses résultats.
Extraire les enseignements principaux des résultats obtenus et rédiger un commentaire succinct.

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En résumé

CPF

Éligible , code "2189"

Objectif

Certification / expertise

Durée