Description
Rattaché(e) à un(e) directeur/trice ou à un(e) responsable au sein de son entreprise, la/le secrétaire, est le/la collaborateur/trice directe de son manager qu’il/elle assiste au quotidien dans les tâches administratives, de secrétariat, de suivi et d’organisation.
Quelles compétences pour quelles missions ?
Quotidiennement, la/le secrétaire reçoit et exécute le travail fourni par son chef de service ou un autre responsable de son entreprise. Elle/il organise, classe et gère ce travail en fonction des centres d’intérêt et des urgences exprimées par la hiérarchie. Elle/il assure la prise des notes et la rédaction des comptes-rendus des réunions, des communiqués, des notes et des offres de services, etc. Elle/il met à jour les rapports, rédige des courriers destinés à la hiérarchie de l’entreprise ou aux partenaires extérieurs.
Par ailleurs, la gestion du téléphone, entre la hiérarchie de l’entreprise et l’extérieur, relèvent de la responsabilité directe de la secrétaire. Elle/il accueille les visiteurs et les oriente en fonction de leurs besoins. En l’absence d’un service approprié pour l’organisation des meetings et autres rencontres.
Pour accomplir efficacement ses missions, elle doit être ordonnée, discrète et réservée. Ce métier requiert une forte personnalité et des aptitudes techniques en bureautique, outre la pratique de langues étrangères le cas échéant.
